Los débitos y los créditos constituyen la base del sistema de contabilidad por partida doble de una empresa. Los débitos representan el dinero que se paga de una cuenta y los créditos representan el dinero que se paga en una cuenta. Cada transacción financiera realizada por una empresa debe tener al menos un débito y un crédito registrados en el libro de contabilidad de la empresa en cantidades iguales, pero opuestas.
Los contables utilizan los cargos y abonos para equilibrar cada transacción financiera registrada en determinadas cuentas del balance y la cuenta de resultados de la empresa. Los débitos y créditos, utilizados en un sistema de contabilidad por partida doble, permiten a la empresa equilibrar más fácilmente sus libros al final de cada período.
¿Qué son los débitos y los créditos?
Los débitos, abreviados como Dr, son un lado de una transacción financiera que se registra en el lado izquierdo del libro contable. Los créditos, abreviados como Cr, son la otra cara de una transacción financiera y se registran en el lado derecho del libro contable. Debe haber un mínimo de un débito y un crédito para cada transacción financiera, pero no hay un número máximo de débitos y créditos para cada transacción financiera.
El plan de cuentas de la empresa ayuda a la dirección de la misma a determinar en qué cuenta se carga y en cuál se abona cada operación financiera. Hay cinco cuentas principales, de las cuales al menos dos deben cargarse y abonarse en una transacción financiera. Estas cuentas son el Activo, el Pasivo, el Capital Social, los Ingresos y los Gastos, junto con sus subcuentas.
Un débito incrementa tanto las cuentas de activo como las de gasto. Las cuentas de activo están en el balance y las de gasto en la cuenta de resultados. Un abono incrementa una cuenta de ingresos, de pasivo o de patrimonio. La cuenta de ingresos se encuentra en la cuenta de resultados. Las cuentas de pasivo y de patrimonio están en el balance.
Cómo funcionan los débitos y créditos.
Cuando paga una factura o haces una compra, una cuenta disminuye su valor (se retira valor, lo cual es un débito), y otra cuenta aumenta su valor (se recibe valor, lo cual es un crédito). El siguiente ejemplo puede ayudarle a decidir si debe cargar o abonar un determinado tipo de cuenta.
Una empresa recibe su factura mensual de electricidad por un importe de 550 dólares. Usted debitará, o aumentará, su cuenta de gastos de servicios públicos en $550, y acreditará, o aumentará, su cuenta de cuentas por pagar en $550. Los gastos de servicios públicos son una subcuenta de la cuenta de gastos en la cuenta de resultados. Son asientos iguales y opuestos. El asiento contable que haría en su diario contable sería el siguiente:
En un diario contable, los débitos y los créditos siempre estarán en columnas adyacentes en una página. Los débitos estarán a la izquierda y los créditos a la derecha. Las entradas se registran en la columna correspondiente a la transacción que se está introduciendo.
Determinar si una transacción es un débito o un crédito es la parte difícil. Aquí es donde las cuentas T resultan útiles. Los profesores de contabilidad utilizan las cuentas T para enseñar a los estudiantes a registrar las transacciones contables.
¿Cómo se registran los débitos y créditos?
Para los asientos del diario.
Cada cuenta T es simplemente cada cuenta escrita como la representación visual de una «T». Para esa cuenta, cada transacción se registra como débito o crédito. Esta información puede ser transferida al diario contable desde la cuenta T.
Cuentas de activos.
El activo está formado por los elementos que posee una empresa, como las existencias, las cuentas por cobrar, los activos fijos como las instalaciones y el equipo, y cualquier otra cuenta que figure en el activo corriente o en el activo fijo del balance.
Los débitos son aumentos en las cuentas de activos, mientras que los créditos son disminuciones en las cuentas de activos. En un diario contable, los aumentos de activos se registran como débitos. Las disminuciones de los activos se registran como créditos.
He aquí un ejemplo. Una empresa compra una gran cantidad de existencias para prepararse para las ventas navideñas. El inventario es un activo corriente, y la empresa paga el inventario con efectivo. La empresa compra 10.000 dólares en existencias. El asiento del diario sería el siguiente
El inventario es una cuenta de activo. Ha aumentado, por lo que se carga, y ha disminuido el efectivo, por lo que se abona.
Aquí tiene un consejo sobre cómo manejar la cuenta de efectivo:
Cuando se recibe efectivo, se carga la cuenta de efectivo. Cuando se paga en efectivo, se abona en la cuenta de caja.
Si la empresa decidiera vender un edificio por 250.000 dólares y recibiera dinero en efectivo por la propiedad, el asiento del diario tendría el siguiente aspecto:
El efectivo, un activo, aumentó, por lo que se cargaría. Los activos fijos se acreditarían porque disminuyeron.
Cuentas de pasivo.
El pasivo es lo que la empresa debe a otras partes. Pueden ser pasivos corrientes, como las cuentas por pagar y los devengos, o pasivos a largo plazo, como los bonos por pagar o las hipotecas por pagar.
Esta es la regla para las cuentas de pasivo y patrimonio. Los aumentos son débitos y las disminuciones son créditos.
Si una empresa tiene un préstamo bancario y realiza un pago de 5.000 dólares, este es un ejemplo del asiento:Se debitará los efectos a pagar porque la empresa realizó un pago del préstamo, por lo que la cuenta disminuye. Se acredita el efectivo porque el efectivo es una cuenta de activo que disminuyó porque se utilizó el efectivo para pagar la factura.
Cuentas de capital de los propietarios.
Las cuentas de capital de los propietarios también se encuentran en el lado derecho del balance, al igual que las cuentas de pasivo. Son, por ejemplo, las acciones ordinarias y los beneficios no distribuidos. Se tratan exactamente igual que las cuentas de pasivo cuando se trata de asientos contables.
Este es un ejemplo de un asiento en el diario para la cuenta de capital del propietario. Una empresa tiene dos propietarios y uno de ellos quiere invertir 50.000 dólares más en la empresa. Las acciones ordinarias de la empresa se venden a su valor nominal. Este es el asiento resultante:
Según el cuadro 1, el efectivo aumenta cuando se compran las acciones ordinarias de la empresa. El efectivo es una cuenta de activo, por lo que un aumento es un débito y un aumento en la cuenta de acciones comunes es un crédito.
Cuentas de gastos.
Las cuentas de gastos son partidas de una cuenta de resultados que no pueden vincularse a la venta de un producto individual. De todas las cuentas del plan contable, la lista de cuentas de gastos será probablemente la más larga.
Las cuentas de gastos abarcan toda la gama, desde los gastos de publicidad hasta los impuestos sobre las nóminas o el material de oficina. Es imprescindible que aprendas a registrar correctamente los asientos del diario porque tendrás muchos.
Este es un ejemplo de una transacción comercial que involucra una cuenta de gastos y la transacción de diario resultante. Una empresa compra 750 dólares en material de oficina utilizando efectivo. Este es el asiento resultante:
El material de oficina es una cuenta de gastos en la cuenta de resultados, por lo que se cargaría en ella 750 dólares. El efectivo es una cuenta de activo. Se acredita una cuenta de activo, en este caso, el efectivo, cuando se utiliza para comprar algo.
Cuentas de ingresos o rentas.
Las cuentas de ingresos figuran en la cuenta de resultados de una empresa. Los ingresos de una empresa suelen incluir los procedentes de las ventas al contado y a crédito.
Una empresa también puede tener ingresos por inversiones. Las empresas más grandes a veces invierten en otras empresas. Las empresas más pequeñas invierten el exceso de efectivo en valores negociables, que son inversiones a corto plazo.
A continuación se presenta un ejemplo de asiento de diario para una transacción de ingresos. Una pequeña empresa tiene 5.000 dólares en ventas al contado en un día determinado. Así es como se registrarían esas ventas, que son ingresos para la empresa:
Los ingresos por ventas se contabilizan como un crédito. Los aumentos en las cuentas de ingresos se registran como créditos, tal como se indica en el cuadro 1. El efectivo, una cuenta de activo, se carga por el mismo importe. Una cuenta de activo se carga cuando se produce un aumento.
Estos pasos cubren las reglas básicas para registrar los débitos y créditos de las cinco cuentas que forman parte de la ecuación contable ampliada.
