El formulario 1096 del IRS es un formulario de resumen y transmisión de impuestos que proporciona al IRS información sobre los formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 o W-2G que su empresa envió a otros destinatarios. Se utiliza únicamente cuando se envían esos formularios al IRS en formato de papel. No debe utilizarse cuando se transmiten esos formularios por vía electrónica.

Su empresa debe rellenar un formulario 1096 por cada tipo de esos otros siete formularios que envió.

¿Qué es el formulario 1096 del IRS?

El formulario 1096 del IRS se titula «Resumen anual y transmisión de las declaraciones informativas de EE.UU.» y se utiliza para proporcionar al IRS detalles sobre uno de los siete tipos diferentes de declaraciones informativas que usted presenta en papel. Una declaración informativa se utiliza para informar de ciertos tipos de transacciones al IRS y a otra parte, normalmente alguien que ha recibido ingresos de la transacción.

Por ejemplo, supongamos que su empresa paga a un contratista independiente un total de 2.500 dólares y a otro contratista 1.500 dólares por el trabajo realizado en un solo año fiscal. Debe enviar a los contratistas y al IRS un formulario 1099-MISC -o, a partir del año fiscal 2020, un formulario 1099-NEC- para notificarles la cantidad de ingresos no laborales que pagó a los contratistas. Utilizará el formulario 1096 para resumir la información proporcionada en todos los formularios 1099-MISC o 1099-NEC que envió a los contratistas.

Tendrá que presentar un 1096 por separado para cada tipo de declaración informativa preparada, incluso si preparó sólo una de cada tipo. Por ejemplo, si preparó y presentó siete formularios 1099-MISC y un formulario 1099-R (para pagos de jubilación), deberá presentar un formulario 1096 que resuma los formularios 1099-MISC y otro formulario 1096 que resuma el formulario 1099-R, junto con todos los ejemplares A de la declaración respectiva.

¿Quién utiliza el formulario 1096?

Los propietarios de empresas que quieran presentar uno o más de los siete tipos de declaraciones informativas al IRS por correo en papel deben utilizar el formulario 1096. Si presenta sus declaraciones informativas por vía electrónica, no necesita utilizar el formulario 1096.

Si tiene 250 o más de algún tipo de declaración informativa, debe presentar ese tipo de declaración electrónicamente. Si tiene menos de 250 de un determinado tipo de declaración informativa, tiene la opción de enviar la documentación por correo o presentarla electrónicamente.

Dónde obtener el formulario 1096.

Dado que el IRS escanea los formularios 1096 que recibe, la agencia quiere que las empresas que presenten los formularios utilicen documentos oficiales escaneables. No se aceptan fotocopias de los originales. Puede pedir los formularios en la página web del IRS Order Forms & Publications. También puede encontrar los formularios en tiendas de suministros de oficina o a través de su software de preparación de impuestos.

Cómo rellenar y leer el formulario 1096.

1. En primer lugar, introduzca el nombre de su empresa (en «Nombre del declarante») y la dirección; el nombre de la persona con la que debe ponerse en contacto; y la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y el número de fax de esa persona.
2. Introduzca su número de identificación como empleador (EIN) en la casilla 1 o su número de la Seguridad Social en la casilla 2 si no tiene EIN.
3. En la casilla 3, introduzca el número total de formularios que va a presentar con este 1096 en particular. Recuerde que todos deben ser del mismo tipo.
4. En la casilla 4, anote el total de impuestos federales retenidos en todos los formularios que está presentando. Si no retuvo ningún impuesto federal sobre la renta, introduzca un cero.En la casilla 5, escriba el importe total de los pagos declarados en todos los formularios que está presentando; por ejemplo, el total de todos los formularios 1099-MISC.
5. En la casilla 6, escriba una X en la casilla correspondiente al tipo de formulario que está presentando. Por ejemplo, si está presentando formularios 1099-MISC, escriba una X en la segunda casilla de la izquierda en la segunda fila.

Dónde enviar el formulario 1096.

Debe enviar por correo el formulario 1096 junto con todas las copias A de las declaraciones informativas en papel correspondientes a una dirección basada en la ubicación principal de su negocio. La página web del IRS Donde presentar el formulario 1096 enumera las direcciones según el estado. Las direcciones también están disponibles en la página 3 (la segunda página de instrucciones) del PDF del Formulario 1096.

Cuándo presentar el formulario 1096.

La fecha límite para presentar la mayoría de las declaraciones informativas y el formulario 1096 al IRS es el 28 de febrero del año siguiente al ejercicio fiscal. La fecha límite para entregar una copia de la declaración informativa al destinatario no perteneciente al IRS suele ser el 31 de enero del año siguiente al ejercicio fiscal. Sin embargo, las fechas varían; algunas declaraciones informativas y 1096 se deben entregar al IRS tan pronto como el 31 de enero y tan tarde como el 31 de mayo. En la página web del IRS Instrucciones generales para determinadas declaraciones informativas (2020) se ofrece una lista completa de las fechas de vencimiento.

Si una fecha de vencimiento cae en sábado, domingo o un día festivo legal, la fecha de vencimiento es el siguiente día hábil.

Formulario 1096 de impuestos estatales.

Es posible que tenga que presentar un 1096 con los correspondientes 1099 para los impuestos estatales. Por ejemplo, Montana le pide que presente cualquiera de los distintos tipos de formularios 1099 con un formulario 1096. Consulte con el departamento de ingresos o la autoridad fiscal de su estado para obtener más información.

Cómo hacer correcciones.

Si se da cuenta de que ha cometido un error en su 1096 o en una declaración informativa, debe corregirlo de inmediato con el IRS y con el destinatario que no es el IRS. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la página web Instrucciones generales para determinadas declaraciones informativas (2020).

Puntos clave.

El formulario 1096 del IRS proporciona al IRS información sobre los formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 o W-2G que su empresa envió.

El formulario se utiliza únicamente cuando se presentan esos tipos de formularios, conocidos como declaraciones informativas, al IRS en formato de papel; no debe utilizarse cuando se transmiten declaraciones informativas por vía electrónica.

Debe presentar un 1096 por separado para cada tipo de declaración informativa que haya preparado, aunque sólo haya preparado una de cada tipo.
Si tiene 250 o más declaraciones informativas de cualquier tipo, debe presentar electrónicamente ese tipo de declaración en lugar de utilizar el formulario 1096.