Principales ventajas de la externalización

Escrito por:

Luis Jaramillo
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Negocios

La subcontratación es la práctica empresarial de contratar a un tercero para que se encargue de determinadas tareas en lugar de contratar nuevos empleados o asignar esas tareas al personal existente. Es una forma popular de que las empresas reduzcan los costes operativos y agilicen las operaciones sin dejar de ocuparse de funciones importantes.

Las tareas subcontratadas pueden ser ocasionales, como contratar a un contable para que le haga los impuestos una vez al año. También pueden ser una parte habitual de las operaciones de la empresa, como la contratación de una empresa de limpieza en lugar de contratar conserjes como empleados.

Las ventajas de la externalización.

Las empresas a las que subcontrata pueden ser consultores independientes u otras grandes corporaciones. Sea cual sea el tamaño de la empresa con la que trabaje, la contratación de tareas operativas puede aportar una serie de ventajas.

Desde los empresarios individuales hasta las grandes corporaciones, las empresas de todos los tamaños pueden utilizar la subcontratación para ayudar a su empresa a crecer y expandirse manteniendo los gastos lo más bajos posible.

Centrarse en las actividades principales.

Las operaciones administrativas de una empresa tienden a expandirse durante los periodos de rápido crecimiento. Esta expansión puede agotar los recursos humanos y financieros a expensas de las actividades principales que hicieron que su empresa tuviera éxito en primer lugar.

La subcontratación de actividades importantes pero mundanas puede permitirle reorientar sus recursos internos hacia las actividades que le hacen rentable sin sacrificar la calidad o el servicio.

Por ejemplo, supongamos que su empresa consigue un gran contrato que aumentará significativamente el volumen de compras en un corto periodo de tiempo. Al externalizar las responsabilidades de compra, se libera al personal para que se centre en el propio contrato.

Mantener los costes bajos.

Un hombre de negocios recoge rompecabezas de madera con las palabras Bajo precio - buena calidad

A veces, el gasto que supone la compra de equipos o la necesidad de una nueva ubicación puede ser prohibitivo. En estos casos, es más rentable subcontratar que ampliar las operaciones internamente.

Si el crecimiento de su empresa se traduce en una mayor necesidad de espacio de oficina, pruebe a subcontratar operaciones sencillas, como el telemarketing o la introducción de datos, en lugar de trasladarse a una nueva ubicación. Puede costar mucho menos que el precio de la ampliación, y es a la vez más eficiente y menos costoso que el traslado.

La externalización también puede reducir los costes al disminuir los gastos asociados a la contratación de nuevos empleados, como por ejemplo

Trabajar con contratistas en lugar de empleados puede minimizar estos costes, permitiendo a su empresa obtener la misma cantidad de trabajo por menos.

Promover el crecimiento.

Los costes generales de algunas operaciones son muy elevados, pero es posible que quiera ofrecerlas para satisfacer a los clientes, ampliar su modelo de negocio o competir en el mercado. La subcontratación puede ser una buena opción si el coste de la ampliación para gestionar esas operaciones por sí mismo es demasiado caro, tardaría demasiado en llevarse a cabo o crearía ineficiencias en su modelo de negocio.

Por ejemplo, su pequeño consultorio médico quiere aceptar una variedad de planes de seguro, pero un solo miembro del personal no puede mantenerse al día con todos los diferentes proveedores y reglas. La subcontratación de una empresa especializada en facturación médica le costará menos que la contratación de personal cualificado adicional o la formación del personal existente, al tiempo que aumentará el beneficio para sus clientes.

Mantener el control operativo.

control operativo de empresa

Las operaciones con costes crecientes deben considerarse para la externalización. Los departamentos que puedan haber evolucionado con el tiempo hasta convertirse en áreas incontroladas y mal gestionadas son buenos candidatos. A menudo, una empresa de externalización puede aportar a su empresa mejores capacidades de gestión de las que podría disponer sin una reestructuración importante.

Por ejemplo, digamos que su departamento de TI tiene demasiados proyectos, poco personal y un presupuesto que supera con creces su contribución a la organización. Un acuerdo de externalización con un contratista de TI obligará a la dirección a priorizar sus peticiones, poniendo los proyectos y el gasto de nuevo bajo control.

Ofrecer flexibilidad de personal.

La externalización permite que las operaciones o departamentos que tienen demandas cíclicas aporten recursos adicionales cuando son necesarios. La empresa subcontratada puede ser liberada cuando las cosas se ralentizan de nuevo, manteniendo la flexibilidad de la empresa.

La subcontratación de funciones, como cuando su departamento de contabilidad está falto de personal durante la temporada de impuestos y los periodos de auditoría, proporciona los recursos adicionales que necesita durante un periodo de tiempo fijo a un coste constante. Trabajar con la misma empresa de contabilidad o contratista cada vez proporciona consistencia además de flexibilidad.

Proporcionar continuidad y gestión de riesgos.

Los periodos de alta rotación de personal pueden añadir incertidumbre e inconsistencia a una empresa. La subcontratación proporciona un nivel de continuidad a la empresa, al tiempo que reduce el riesgo que podría suponer un nivel de funcionamiento inferior, incluso durante un corto periodo de tiempo.

Por ejemplo, el director de recursos humanos está de baja médica prolongada y su asistente administrativa se marcha a un nuevo trabajo. La externalización de la función de recursos humanos reduce el riesgo y permite a la empresa seguir funcionando mientras la directora no está disponible. También le da tiempo a contratar a un nuevo asistente sin precipitarse en la decisión porque la oficina no tiene suficiente personal.

Desarrollar el personal interno.

Desarrollo del personal interno

Un proyecto de gran envergadura puede requerir habilidades que su personal no posee. La subcontratación in situ, en la que usted trae a contratistas para que operen en su propio lugar, puede proporcionarle las personas que poseen las habilidades que usted necesita mientras su personal trabaja junto a ellos para adquirir un nuevo conjunto de habilidades.

Supongamos que su empresa necesita actualizar un equipo fabricado a medida, pero sus ingenieros no tienen los conocimientos necesarios para diseñar el equipo nuevo y actualizado. Subcontratar este proyecto y llevar a los ingenieros subcontratados a trabajar in situ permite a sus empleados aprender de los contratistas, al tiempo que garantiza que el trabajo se realiza con el nivel de competencia necesario.

Cómo sacar el máximo partido a la subcontratación.

Las empresas suelen pensar en la subcontratación únicamente en términos de ahorro de costes, pero la subcontratación puede hacer algo más que reducir los gastos. A medida que su empresa crece, la subcontratación puede ser una forma de promover la innovación, perturbar su sector y acceder a nuevos conjuntos de habilidades que reposicionen a su empresa en el mercado.

Cuando considere cómo la subcontratación puede ayudarle a crecer, no se limite a mirar el coste de contratar a contratistas externos frente a la gestión de una tarea con su personal actual. Céntrese en el valor que la experiencia de un contratista añade a su empresa. Ya sea mediante la ampliación de la producción, la comercialización de su empresa de forma más amplia o la alteración de la forma de hacer negocios en su sector, la subcontratación puede ofrecerle la oportunidad de innovar, crecer y superar a la competencia.

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