Cómo aumentar la productividad en el trabajo

Escrito por:

Luis Jaramillo
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Consejos

Imagine que termina cada día de trabajo con un suspiro de satisfacción, sabiendo que ha sido tan productivo que ha logrado todo lo que tenía en su lista. Y sabiendo, además, que ha estado en la cima de su creatividad, consiguiendo hacer sus tareas de forma eficiente y bien. ¿Se ve silbando al salir del trabajo?

Usted puede ser el protagonista de esta película sobre la productividad, en lugar de la versión alternativa en la que acaba el día cansado y desplomado detrás de un escritorio apilado con proyectos inacabados. Si no le gusta cómo transcurre su jornada laboral habitual, hay una forma de cambiarla.

La mayoría de nosotros no somos tan productivos como quisiéramos por dos razones: Tenemos malos hábitos que interfieren con nuestra productividad en el trabajo y somos reactivos en lugar de proactivos, apagando incendios en lugar de avanzar hacia nuestros objetivos.

La solución es sencilla, aunque no siempre es fácil. Podemos sustituir nuestros malos hábitos y patrones reactivos por buenos hábitos que nos hagan ser proactivos y tomar las riendas de nuestra jornada laboral. Siga estos consejos sobre cómo aumentar la productividad y convertirse en su mejor y más productivo yo en el trabajo.

Haga su trabajo pesado cuando esté en su mejor momento.

Hay un sinfín de consejos para que la gente no haga las tareas mentales más lentas, como contestar el correo electrónico o las tareas rutinarias por la mañana, sino que empiece a hacer las tareas más exigentes desde el punto de vista creativo, lo que está muy bien si usted es una persona madrugadora. Si es más bien un búho nocturno, como yo, obviamente esto no le va a funcionar bien.

El experto en productividad Tony Wong aconseja: «Aproveche la mañana para centrarse en usted mismo… Empiece bien el día ignorando los correos electrónicos por la mañana y desayunando bien, leyendo las noticias, meditando o haciendo ejercicio. Así se asegurará de tener el combustible necesario para un día productivo». La cuestión es que hagas sus tareas más exigentes en su momento personal de máxima productividad, sea cuando sea.

Dejar de hacer varias cosas a la vez.

Mujer concentrada en una tarea

Es un asesino de la productividad. Las investigaciones demuestran que la productividad puede reducirse hasta en un 40% por los bloqueos mentales que se crean cuando se cambia de tarea. Y lo que es más sorprendente, en un estudio de la Universidad de Londres, el coeficiente intelectual de algunos hombres que realizan varias tareas descendió 15 puntos.

¿Necesita más pruebas? Un estudio de la Universidad de Sussex, en el Reino Unido, indica que la multitarea puede estar dañando físicamente el cerebro. El estudio descubrió que los participantes adictos al uso simultáneo de varios dispositivos tenían una menor densidad de materia gris en una zona del cerebro llamada corteza cingulada anterior, que está relacionada con el control emocional y la toma de decisiones, la empatía y la respuesta del cerebro a las recompensas.

Así que deje de intentar hacer todo a la vez. En lugar de eso, aumente drásticamente la productividad prestando toda su atención a una tarea a la vez. Cuando sus ojos y sus manos empiecen a desviarse hacia otra cosa, piense en lo importante que es mantener todas sus pequeñas células grises.

Prepare una lista de tareas cada noche.

Las listas de tareas son una ayuda inestimable para la productividad. Lo organizan, le permiten concentrarse y lo recompensan con sentimientos de satisfacción cuando puede marcar las cosas que ha logrado.

Hacer (o actualizar) una lista de tareas cada noche significa que no perderá tiempo al comienzo de la jornada laboral buscando su tarea. Incluso puede intentar hablar de su lista con alguien. Leo Wildrich, cofundador de Buffer, explica el poder de esta técnica en «What Multitasking Does To Our Brains»:

La lista de tareas que anoté no cambió, pero me pareció que ya había hecho la mitad del trabajo en mi cabeza. Al día siguiente, lo único que tenía que hacer era mirar la tarea y llevarla a cabo.

Reduzca su lista de tareas pendientes.

¿Cuántos elementos hay en su típica lista de tareas? ¿Ocho? ¿Veintiocho? Sea cual sea el número, se sentirá bien cuando termine cada uno de ellos y los tache. Pero nunca se unirá a las filas de las superestrellas de la productividad a menos que tache algunos de ellos antes de molestarse en hacerlos, porque una mayor productividad exige concentración.

En «The Real Leadership Lessons of Steve Jobs», Walter Isaacson, autor de Steve Jobs, relata cómo la insistencia de Jobs en que Apple produjera sólo cuatro ordenadores salvó a la empresa. También relata cómo Jobs utilizaba las listas de tareas pendientes para generar concentración:

mujer escribiendo con resaltador negro en lista de hacer en tablero de corcho

Después de enderezar la empresa, Jobs empezó a llevar a sus «100 mejores» personas a un retiro cada año. El último día, se ponía delante de una pizarra… y preguntaba: «¿Cuáles son las 10 cosas que deberíamos hacer a continuación?». La gente se peleaba por incluir sus sugerencias en la lista. Jobs las anotaba y luego tachaba las que consideraba tontas. Después de mucho forcejeo, el grupo llegaba a una lista de 10 cosas. Entonces Jobs tachaba las siete últimas y anunciaba: «Sólo podemos hacer tres».

Centrarse significa reducir las opciones. Así que cada noche, cuando revise su lista de tareas, hágase dos preguntas;

  1. ¿Cuáles son las tareas importantes de esta lista?
  2. ¿Cuántas de estas tareas importantes puedo realizar de forma realista o progresar de forma significativa mañana?

Delegar adecuadamente.

La delegación es a la productividad lo que una pistola de clavos es a la hora de clavarlos. Una vez que empiece a utilizarla, se sorprenderá de lo rápido y fácil que es su trabajo. Si lo hace bien, claro. Para muchos directivos y empresarios, delegar es como nadar entre osos polares: se lanzan con entusiasmo pero salen con la misma rapidez.

¿Por qué? La queja más común es que delegar el trabajo hace que el gerente o el líder tenga aún más trabajo; ahora tiene que supervisar el trabajo de otra persona además de hacer el suyo propio. Pero si asigna una tarea a alguien y luego lo supervisa de cerca mientras la realiza, estás microgestionando, no delegando.

Cuando delega correctamente, tiene más tiempo para dedicar a su propio trabajo. La clave es asignar la tarea correcta a la persona adecuada (una persona que sabe que tiene las habilidades para hacer el trabajo y en la que puede confiar para que lo haga) y luego dejarla hacer. Hay que acostumbrarse a ello, pero le sorprenderá lo productivo que puede ser cuando realmente se deja llevar.

Eliminar las distracciones.

Nilofer Merchant, escritora de HBR y fundadora de Rubicon Consulting, comparte algunos valiosos consejos que su jefe le dio al principio de su carrera:

Alimentar a las águilas.

Sólo hay unas pocas cosas que importan. Conozca cuáles son. Y ponga su energía en ellas. No siempre están delante de usted, así que tieneque mirar más hacia arriba y hacia fuera.

Matar a los pavos.

Hay muchas cosas que están justo delante de usted… picoteando, haciendo ruido y exigiendo atención. Como están justo delante de usted, es fácil prestarles atención a ellos más y primero. Ignórelos. En realidad, les irá bien sin usted».

Aquí es donde ocurre la productividad

Ya hemos visto la importancia de la concentración. Pero la otra cara de la moneda es que también hay que identificar e ignorar a esos pavos. Y para muchos de nosotros, esos pavos que exigen atención son las redes sociales y el correo electrónico.

Para ser productivo, tiene que apagar su ruido y ahuyentarlos. Apague su correo electrónico y las notificaciones del teléfono si necesita concentrarse por completo. ¿E s un adicto a Facebook o Twitter? Utilice las redes sociales como una zanahoria. Permítase X minutos de navegación después de realizar una tarea importante. Luego apaguélo y vuelva al trabajo.

Planificar las llamadas telefónicas.

¿No estaría bien tener su propia secretaria personal para poder decir «¡aguanta mis llamadas!» mientras trabaja en algo? Pues, ¿adivine qué? Puede gestionar usted mismo sus llamadas telefónicas y la recompensa será un enorme aumento de la productividad.

En primer lugar, a menos que espere una llamada crítica, apague el teléfono cuando vaya a trabajar en un proyecto que requiera toda su atención. A continuación, reserve un tiempo estructurado para realizar todas sus llamadas salientes, de modo que pase menos tiempo intentando contactar con la gente y más tiempo en conversaciones productivas.

Si está trabajando en algo que no requiere toda su atención, no dude en dejar el teléfono encendido y responder a las llamadas; así se ahorra tener un montón de llamadas que devolver en algún momento del día. Pero sepa cuándo el teléfono va a ser una distracción y quítelo de en medio.

Romper los periodos de trabajo con ejercicio.

Los estudios han demostrado que la actividad física mejora la función cerebral. Y, aunque se puede suponer (con razón) que ese aumento de la capacidad cerebral le proporcionará una mayor concentración, más creatividad y un aprendizaje más rápido, es posible que no se dé cuenta de que el ejercicio aumenta también las capacidades afectivas de su cerebro, lo que significa que le resultará más fácil llevarse bien con los demás.

Chico con zapatillas de deporte

Si quiere sacar el máximo partido a su dinero, haga ejercicio durante las horas de trabajo. Un estudio de la Universidad Metropolitana de Leeds descubrió que el 65% de los trabajadores que utilizaban el gimnasio de su empresa a la hora de comer eran más productivos y tenían mejores interacciones personales con sus compañeros que los que no utilizaban el gimnasio a la hora de comer.

En resumen, es hora de tomarse a pecho estas palabras de Ron Freidman y de iniciar una rutina de ejercicio regular:

En lugar de considerar el ejercicio como algo que hacemos para nosotros mismos (un capricho personal que nos aleja de nuestro trabajo) es hora de que empecemos a considerar la actividad física como parte del propio trabajo. La alternativa, que implica procesar la información más lentamente, olvidar más a menudo y frustrarse con facilidad, nos hace menos eficaces en nuestro trabajo y más difíciles de llevar para nuestros colegas.

Sea optimista.

Las personas felices son más productivas.

En un estudio de la Universidad de Maastricht sobre el optimismo y el rendimiento en los centros de llamadas, los resultados mostraron que los optimistas del grupo evaluado realizaron más ventas y consiguieron más primas. Más concretamente, sólo los optimistas disposicionales mostraron un mayor éxito. Los autores del estudio definen el optimismo disposicional como la expectativa general de obtener buenos resultados sobre los malos en la vida.

Si no usted es una persona optimista por naturaleza, esta es la disposición que quiere cultivar, y la buena noticia es que puede hacerlo. En sus estudios, el investigador de la felicidad y autor Shawn Achor pidió a los gestores fiscales de KMPG que realizaran una de las cinco actividades diarias durante tres semanas. Descubrió que el grupo experimental que obtuvo las puntuaciones más altas en optimismo y satisfacción vital (tanto justo después de concluir el experimento como cuatro meses después) fue el que se encargó de relacionarse positivamente con las personas de su red de apoyo social.

Mano masculina dibujo emoticono smiley en la pizarra de la oficina

El camino más directo hacia la felicidad, según descubrió Achor en su investigación, era proporcionar apoyo social a los demás:

Los proveedores de apoyo social (personas que se hacen cargo de los demás, invitan a comer a sus compañeros y organizan actividades en la oficina) no sólo tienen 10 veces más probabilidades de estar comprometidos en el trabajo que los que se mantienen al margen, sino que tienen un 40% más de probabilidades de obtener un ascenso.

Dormir lo suficiente.

El setenta por ciento de los estadounidenses admitió dormir en el trabajo en una encuesta realizada por el doctor William A. Anthony, psicólogo clínico y director del Centro de Rehabilitación Psicológica de la Universidad de Boston. ¿Por qué? Porque lo necesitan, dice Anthony. Los desplazamientos al trabajo a primera hora de la mañana, las largas jornadas laborales y el exceso de responsabilidades en casa hacen que cada vez más personas no duerman lo necesario.

Todos sabemos que la falta de sueño tiene efectos negativos en nuestro rendimiento. La falta de sueño disminuye nuestra concentración, memoria de trabajo, capacidad matemática y razonamiento lógico. Y como el córtex prefrontal es especialmente vulnerable a la falta de sueño, las tareas que requieren razonamiento lógico o pensamiento complejo serán las más perjudicadas. Sorprendentemente, sólo hace falta una noche de privación de sueño para crear grandes déficits en nuestras capacidades.

¿Cuántas horas de sueño necesita? De siete a nueve horas por noche si es un adulto de 26 a 64 años, según la Fundación Nacional del Sueño. Si no duerme tanto, dormir una siesta durante el día puede ser beneficioso para su productividad.

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